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高校行政管理的信息化建设构想

2015-05-10 09:47   来源: 人参与在线咨询

   【摘要】针对高校行政管理工作,首先阐述了高校信息化的内涵和主要特征,分析了高校信息化的关键构成要素,并分别从建设内部信息门户系统、建立统一的业务平台、建设办公自动化系统、建设决策查询系统这四方面提出了高校行政管理信息化建设的构想。
  【关键词】高校 行政管理工作 信息化建设
  
  随着我国高等体制改革的不断深入,在信息化技术不断扩散的前提下,各个高校都在谋求自身的改革与。从目前某些高校行政管理工作来看,仍然习惯于采用传统的人工或半自动化工作方式,即便对于很多已建设校园网的院校而言,其信息化水平也还处于初级阶段。因此,如何在信息化条件下进一步提高高校行政管理效率,是一个值得深入研究的课题。
  1.高校信息化管理的内涵和主要特征
  对于我国广大高校而言,高校信息化是高校从传统的运营方式转变为运营方式的过程,这一转变至少涵盖以下四个方面的内容,一是高校行政管理工作从传统管理转变为现代管理的过程,二是高校基于信息化的制度创新、基础设施重建、信息资源拓展以及信息技术应用等一系列流程再造过程,三是高校通过信息技术从业务应用转变为向业务核心渗透的过程,四是挖掘高校内部智力资源的巨大潜力,并由此提高高校效益和竞争力的过程。
  根据高校信息化的内涵,可进一步归纳出高校信息化的主要特征。首先,高校信息化强调对过程要有根本性的转变;其次,高校信息化的最终目标在于挖掘高校内隐的巨大潜力,并由此提高高校效益和竞争力,集中体现于实现知识创新为基础的高校教职员工的现代化转变;再次,高校信息化所实现的总的转变由高校整体运营中的各个构成要素转变之和所体现出来。
  2.高校行政管理工作信息化建设的关键要素
  第一,制定合理的高校信息化战略规划。高校的信息化工作和其他工作一样,有自身的发展。具体而言,其一,从空间层面来看,由于高校信息化工作要通过技术手段来实现,因此,这一工作在开展过程中不仅涉及到是技术范畴,而且还要涉及到管理范畴,业务范围广,会涉及到很多职能部门;其二,从时间层面来看,高校信息化贯穿于高校发展过程中的每一个工作事项,随着高校所处的教育政策导向、社会文化和环境的不断变化,高校自身发展目标也表现出动态变化趋势,由此,高校信息化工作也需要紧密围绕不同阶段的不同目标不断调整,形成可续合理的高校信息化战略规划。
  第二,密切关注高校信息化进程中边际收益的大小。除了肩负社会责任之外,高校整体运营的另一个重要目的于追求相应的效益,从而保证自身的发展壮大,这一目标的实现需要一定的成本支付。对于高校信息化而言,其投入并非一次性,例如:随着信息系统复杂性的增强,信息开发成本也会随之提高,这主要是由于信息平台的软硬件投入以及日常维护工作都会随之变得更加复杂,从而造成成本增加。因此,这就需要高校在信息化进程中密切关注边际收益的大小,从而保证正常的利润来维持有效运转。
  第三,使用适合高校自身实际情况的信息化软件。随着我国高校近期内不断整合,对于一些规模较大的高校来说,即使自身拥有IT部门以及充足的研发力量,并具备一定的软硬件制作和研发能力,但从专业化生产的角度来看,其制造和研发能力较之于高校外部的专业化软件公司,还存在差距,因此在很多情况下,构造高校信息化平台的软硬件产品从外部购买要优于内部研发,尤其是对于硬件环境的搭建、实施和维护等一系列工作,由于高校靠自身力量需要投入大量资金,因此更加有必要把这些项目外包给高校外部的专业公司。对此,高校可以成立专门的项目管理小组,以充分分析和描述自身需求为前提,与外部的产品提供供应商有效沟通,并通过供应商的产品性能演示、高校个性化要求答疑等一系列流程来选择适合高校自身状况的信息处理系统,同时还要考虑高校自身的定位和发展趋势(如教学型或科研型),从而为信息化平台的日后升级预留一定的升级空间。
  第四,坚持全员参与。尽管高校的IT部门在高校信息化推进过程中起到了一枝独秀的推动作用,然而,信息化成果的最终使用者涵盖了高校的其他部门、全体教职员工以及庞大的学生群体,这就意味着,只有高校各个部门以及每一名教职员工都立足于系统观点,从全局角度出发,积极参与和主动调整、适应自己的信息化新环境,才能真正成为信息化的受益者,并推动高校向前发展,这同时意味着高校的信息化实施过程也是高校更新管理理念和业务流程再造的过程。
  3.高校行政管理信息化建设方案
  3.1建立统一的高校行政管理业务平台
  构建统一的业务平台至少可以实现两个功能,一是可以为高校业务系统提供通用的筲理支持,从而保障信息资源的合理使用,二是可以为高校的各个应用系统提供统一的信息标准规范框架、统一的开发环境以及同一的信息化服务。
  在这一系统而庞大的工作中,为了避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护工作复杂等麻烦,高校要确保核心平台软件尽量与具体的业务无关,这是一个非常重要的理念。具体而言,信息核心平台软件主要包括高校门户平台、工作链平台、报表工具平台以及信息发布平台,这些平台在日后将成为高校信息化平台建设的基础,因此要保证其具有安全性、扩展性和稳定性。
  进一步来看,各个平台又可以由工作流引擎、系统权限管理、系统公共组件、消息管理、报警管理、系统配置工具、数据维护管理、编码规则和系统日志管理等要素构成。在操作过程中,一是要体现出信息系统的整体构架和规划的统一性和完整性,能够反映出完善的组织机构和业务分工,二是要有统一的用户及权限管理机制具备严密精细的数据权限、使系统能够开展安全、便捷的权限管理;三是要具备强大的业务扩展能力,使高校的各项行政管理工作和各项业务以及流程变革工作能够根据外部环境的变化快速做出调整。

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